En el 2017, EPM y sus filiales nacionales de Energía, se acogieron a los cambios que la Contraloría General de Medellín, estipuló para el reporte de la información relacionada con los procesos de contratación.

Este organismo de control, actualizó la resolución relacionada con “Rendición de la Cuenta”, pasando de entregar reportes anuales y/o bimensuales en estructuras de Excel, a ingresar las transacciones en un sistema de información llamado Gestión Transparente.

Debido a la complejidad que representaba el hecho de tener que replicar las transacciones de los sistemas de información que soportan la contratación, tanto en EPM como en sus filiales nacionales de Energía, se llegó a un acuerdo con el organismo de control para poder realizar cargas de datos masivas, utilizando archivos tipo XML.

Para que el proceso de transmisión de información, a través del cual viajan datos sobre Proyectos, Contratistas, Interventores, Contratos, Rubros, Disponibilidades Presupuestales (CDP), Registros Presupuestales (RP) y Pagos (Causación), los archivos tipo XML para este caso, deben cumplir con unas estructuras básicas que permiten ser reconocidos por la aplicación.

El módulo facilita la retroalimentación inmediata una vez se haya anexado e importado la trama, permitiendo su validación para posteriormente generar un reporte en el cual encontrará las inconsistencias (en caso de haberlas) indicándole a quien realiza la carga qué registros de la trama no pudieron ser ingresados al sistema y su causal.

Para evitar que el sistema rechazara las tramas y así garantizar la integridad de estas, se suministró un esquema de validación XSD el cual contiene las reglas de validación bajo las cuales se debe generar el archivo XML, como por ejemplo la estructura de los campos Fecha, Valores o Códigos. Con este módulo que se implementó para ser utilizado por EPM y sus filiales de Energía, el organismo de control logró un beneficio adicional al extender su uso a otras entidades y empresas como: el Distrito de Medellín, Metro de Medellín y la Institución Pascual Bravo. 

¿Qué es XML?

Proveniente del inglés de eXtensible Markup Language ('Lenguaje de Marcas Extensible') y se propone como un estándar internacional para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Tiene un papel muy importante en la actualidad ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, confiable y fácil.

Ahora bien, el reto era encontrar para EPM y sus filiales nacionales de energía la mejor forma de realizar las extracciones desde los diferentes sistemas de información transaccionales para cumplir con las estructuras y condiciones definidas por el organismo de control. Para esta acción, se tomó la decisión desde la casa matriz del Grupo, de utilizar una herramienta llamada Qlik View, aplicación de Business Intelligence (BI o Inteligencia de negocio) que permite recolectar datos desde diferentes orígenes, basados en ERP, CRM, data warehouses, bases de datos SQL, datos de Excel, etc., modelarlos a nuestra necesidad para facilitar su manejo y presentarlos de forma muy visual y que adicionalmente esta herramienta dispone de su propio lenguaje de modelado de datos. La característica principal es que permite a los usuarios que busquen e interactúen con sus datos de la misma forma en que piensan, es decir, de forma asociativa.

Se diseñaron y construyeron cuatro aplicaciones o modelos que permiten tener una visualización de los datos y poder hacer revisiones y validaciones de la información previa a la carga en Gestión Transparente. Adicionalmente, se les incorporó una función para que a partir de estos modelos se puedan generar directamente los archivos XML de acuerdo con las definiciones de la Contraloría General de Medellín.

Esta información hoy en día es cargada a Gestión Transparente de manera mensual, tanto desde EPM como de sus filiales nacionales de Energía: CENS, CHEC, EDEQ y ESSA.

Por:

JENNY ANDREA ORTEGA RAMIREZ - Profesional Cadena Suministro

LUIS GUILLERMO BRAVO RODRIGUEZ - Profesional Cadena Suministro