Hay una palabra que se ha convertido por estos días en sinónimo de lo simple: “automático”.

Las máquinas e incluso los programas y sistemas informáticos que son capaces de reducir nuestros esfuerzos, y aislarnos de esas tareas repetitivas que nos exige el día a día, hoy en día son protagonistas; en los sectores empresariales e industriales también se han dado pasos agigantados al respecto, con el fin de reducir costos y lograr ahorro en materias primas, buscar eficiencias, tener mayor control del producto o servicio, lo que al final de cuentas redundará en una plena optimización del negocio y satisfacción del cliente.

La automatización de procesos mediante robots, o en inglés Robotic Process Automation, se aplica con claros objetivos de productividad, desarrollo y calidad; los robots software, creados a través de un computador, son capaces de ejecutar acciones repetitivas, donde los seres humanos por lo general no agregamos valor y, por el contrario, nos implica un volumen significativo de trabajo.

Es un falso paradigma, aquella expresión que “los robots reemplazarán a las personas”; a nivel mundial se habla del workflow, una clara declaratoria de la potencialización exponencial de las capacidades del ser humano mediante herramientas tecnológicas.

Por eso deberíamos preguntarnos si el RPA debería ser un componente ofimático en nuestras organizaciones, tan funcional, esencial y popular como lo es una hoja de cálculo, un procesador de textos y un editor de imágenes.

Si lográramos insertar el RPA en el ADN de las organizaciones, en un corto periodo tendríamos mayores desarrollos y con fases reducidas de aprobación. Considero que ahí está la mayor aspiración: que cada colaborador de la pequeña, mediana y gran empresa use de manera natural y simple este tipo de software para crear, de manera rápida, ágil y espontánea, los automatismos que necesite para optimizar sus tareas y potenciar sus resultados. 

Caso EPM. Implantación de los desarrollos tecnológicos a dos velocidades

EPM no es ajeno a estas tendencias y en su camino por garantizar la excelencia en sus operaciones, adelanta entre otras tantas estrategias el virtual Coe- Centro de Excelencia de RPA, que inició como una mesa de experimentación en el 2018; éramos un equipo interdisciplinario, ‘gomosos’ de la investigación y con un claro objetivo de ‘sacarle provecho al máximo’ a este tipo de tecnología bajo una premisa: ‘no hay límites; hay formas de ver y hacer las cosas’.

Después de tres años, tenemos una metodología de trabajo y un modelo de gobierno que nos da claridad frente al alcance y responsabilidades para cada una de las dependencias que participa.

Desde el virtual Coe- Centro de Excelencia de RPA se recogen los intereses de las diferentes áreas de la organización que buscan en la robótica la manera de ser más productivas, expandir sus capacidades y crear. Nuestro sueño sería que los 7,500 colaboradores pertenecieran a esta mesa de trabajo, porque más allá de invertir en investigación, son las personas las que debemos gestionar alrededor de este tema; sin embargo, hay varios paradigmas culturales que debemos derrumbar primero.

Ya lo decían los expertos: “solo las organizaciones que sean capaces de desarrollar procesos que repartan de forma equilibrada el trabajo entre máquinas y personas van a ser capaces de garantizar su éxito”. 

Es un error creer que las oportunidades y amenazas están en la tecnología; el ‘quid’ o punto clave del asunto está en el desarrollo de las capacidades y competencias digitales de cada colaborador.

Necesitamos líderes conscientes, que armonicen, inspiren e incidan de manera favorable en fomentar la comprensión y pedagogía en asuntos como la tecnología y sus beneficios. Requerimos directivos que eliminen el paradigma que generar automatismos va a modificar el alcance o las responsabilidades del proceso; por el contrario, que crea y habilite su potencial.

Sin duda adoptar el RPA para que sea una herramienta ofimática, exige una decisión y compromiso real de la organización.

La invitación es a promover un liderazgo abierto y ‘aguerrido’ que le apueste a la adaptabilidad; es mejor actuar, equivocarse y aprender, que no accionar. 

¿Cómo democratizar el RPA en las organizaciones?

Esa es la principal pregunta que se hará quien haya llegado hasta este punto del artículo. Les comparto algunas apreciaciones que me ha concedido la experiencia, junto al ensayo y el error:

• Como organización busque una posición unificada frente al deseo de evolucionar a través de la tecnología. Debe existir una declaratoria potente que lleve a la acción.

• Eliminar del imaginario que la experimentación es costosa; recuerden: experimentar no significa comprar.

• Los proveedores ayudan a implementar la tecnología en cualquier contexto organizacional. Véalos como aliados para lograr su transición.

• Elija a las personas más afines y empáticas con este tema dentro de su empresa para crear un equipo piloto; ojalá sea un grupo interdisciplinario: todas las áreas del conocimiento aportan gran valor.

• Dense la oportunidad de arriesgarse. Recuerden que la robótica tiene las tres B: bueno, bonito, barato y lo mejor, en corto tiempo.

Para finalizar les comparto algunas estrategias que adelantamos desde EPM para insertar la robótica en nuestro ADN empresarial:

• UiPath -Automatation Hub. Esta herramienta permite que cualquier persona de la organización la utilice y ofrece funcionalidades para controlar la demanda de solicitudes de automatización, posibilita la planeación y desarrollo de proyectos.

• Realizar foros continuos al interior de la organización para generar comprensión y desmitificar algunos imaginarios arraigados.

• Tenemos unas semillas de robótica en nuestros negocios para desarrollar constantes soluciones que aporten a la eficiencia y calidad de la organización.

• Los invito a leer y dejarse cautivar; una de esas primeras páginas puede ser la del Instituto para Robótica, Automatización de Procesos y Tecnología Artificial https://irpaai.com La fórmula para que el RPA sea una capacidad en su empresa y usted capture los beneficios es: compromiso, adaptabilidad, apertura, pero sobre todo… decisión y confianza en esta tecnología.

La fórmula para que el RPA sea una capacidad en su empresa y usted capture los beneficios es: compromiso, adaptabilidad, apertura, pero sobre todo… decisión y confianza en esta tecnología.