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En el actual entorno empresarial altamente competitivo, la mejora y la eficiencia son cruciales para mantenerse en el mercado. La mejora continua se convierte en una parte fundamental de la cultura organizacional, necesaria para adaptarse a un mundo en constante cambio. En este contexto, donde la tecnología evoluciona rápidamente y para entregar su oferta de valor a los clientes, EPM ha reconocido en su direccionamiento estratégico, en la Meta Grande y Ambiciosa - MEGA al 2030 la importancia de optimizar sus procesos con el fin de ser sostenible.

Desde la Vicepresidencia Experiencia del Empleado y Soluciones Organizacionales y la Vicepresidencia Nuevos Negocios, Innovación y Tecnología, se han venido definiendo e implementando acciones para que las áreas de manera autónoma se apropien y ejecuten iniciativas de mejoramiento apalancadas con la tecnología. Es así como se ha diseñado una hoja de ruta que permita aportar al desarrollo de las capacidades de excelencia operacional y ADN Digital.

Para lograrlo, estamos consolidado al interior de la organización la mejora inteligente de procesos (MIP) a través de una dupla exitosa: Lean y automatización inteligente de procesos, la cual se basa en la optimización continua de los procesos organizacionales, a través de la implementación de metodologías o herramientas que permitan la eliminación de ineficiencias, cuellos de botella y tareas que no agreguen valor, que soportados en tecnologías de automatización (RPA, RDA, BPMS e IA) aportan en la disminución de costos, riesgos, y el aumento de la productividad y eficiencia, entre otros.

Nos articulamos para hacerlo posible

Para apalancar esta dupla hemos establecido un Centro de Excelencia Virtual – Virtual COE de MIP - conformado por la Vicepresidencia de nuevos negocios, Innovación y Tecnología y nuestra Vicepresidencia Experiencia del Empleado y Soluciones Organizacionales, las cuales desde su ámbito de actuación definen marcos de trabajo y los despliegan en toda la organización para asegurar una apropiación efectiva de estas prácticas y mejorar la eficiencia de los procesos. El despliegue y diseminación de prácticas las realizan los equipos multicapacidades que hoy se encuentran en los negocios y áreas de soporte, que permanentemente están trabajando en retos que hacen más eficientes los procesos.

Un liderazgo Lean

El éxito de esta estrategia se ha basado en la participación de los directivos, cuya permanencia y credibilidad en la mejora continua son esenciales para mantener motivados a los equipos. Se implementó un proceso de coaching llamado "Pensamiento Lean para Directivos" y desde el 2021 se han formado 84 lideres con el fin de impulsarlos en la mejora continua y el impacto en sus procesos, convirtiéndolos en patrocinadores de las iniciativas de MIP.

El poder de lo simples

Mediante la implementación de eventos kaizen a través de pequeñas mejoras, se ha facilitado la adopción de estas prácticas aumentando la motivación de los equipos y generando claridad hacia un propósito de mejora. A la fecha, hemos realizado 16 eventos con diferentes áreas de la organización permitiendo permear en los equipos una cultura de mejora continua.

Más que un reality

Como parte de la implementación de la estrategia se ha creado el programa "Movilizadores de Retos" con formato de reality para acelerar las iniciativas de MIP en la organización, donde los equipos identifican desafíos claros de mejora y cuentan con las herramientas necesarias para encontrar soluciones viables a corto y mediano plazo, logrando ahorros de alrededor de 54 mil millones de pesos y mejorando 17 actividades de procesos en la organización, en esta primera versión 2023.

Una apuesta en la era digital

EPM desde el año 2018, inició la experimentación y pilotos de tecnologías de automatización, y ha venido evolucionando a través de la conformación de equipos que permitan llevar estas practicas a diversas áreas de la organización. En la actualidad EPM cuenta con 5 equipos MIP, y alrededor de 79 desarrolladores ciudadanos, a la fecha se han implementado 215 flujos de trabajo (BPMS) y 148 automatizaciones (RPA, RDA), que representa un beneficio de más de 12 mil millones de pesos.

Una cultura en evolución

Esta estrategia nos ha permitido ir fortaleciendo la cultura organizacional hacia la mejora continua, alineando la visión de los directivos con la eficiencia y productividad y desarrollando las capacidades de quienes participamos en los procesos para comprender nuestro papel y enfocar nuestro trabajo desde la perspectiva del mejoramiento inteligente de procesos, entendiendo que la mejora es el camino más apropiado para ser sostenibles, recordando que no es solo la tecnología lo que transforma la organización, sino las personas con la disposición de mirar lo que hacemos con otros ojos, los ojos del mejoramiento inteligente de procesos.