Preguntas frecuentes

Para consultar los comprobantes de pago de tus facturas debes ingresar al portal de Proveedores con tu usuario y contraseña y generarlos desde allí.

Para consultar el estado de tus facturas, debes ingresar al portal de Proveedores con tu usuario y contraseña y consultarlos desde allí.

Para registrarte en el portal de proveedores, debes ingresar a nuestro sitio web: www.epm.com.co, y en el portal Proveedores, selecciona la opción: "Registrar usuario".

Para entrar por primera vez al portal de Proveedores, debes ingresar el usuario y la contraseña asignada después de tu inscripción.

Primero debes validar que estás ingresando los datos de usuario y contraseña correctamente, en caso que el problema persista, se debe informar nuevamente, con el fin que se pueda reportar el caso y validar posibles problemas en la plataforma.

Para recuperar la información de ingreso al portal de proveedores, es necesario que diligencies y solicites la actualización de su información como proveedor, entregando los soportes que la soportan al interventor(es) del contrato(s) que tienen con el Grupo EPM.

Para actualizar tu información como proveedor, es necesario que diligencies y solicites la actualización como proveedor, entregando los soportes al interventor (es) del contrato (s) que tienes con el Grupo EPM.

Los pagos efectuados por EPM, generan automáticamente una notificación al proveedor (siempre y cuando tenga correctamente registrado el correo electrónico; si tú como proveedor, recibes dicha información, significa que los recursos ya fueron girados a la Entidad Financiera del proveedor, recuerda además, que los pagos pueden tardar entre 1 y 3 días hábiles para verse reflejados en la cuenta; para este caso, se recomienda contactar directamente a la entidad financiera para obtener mayor información al respecto.

El valor neto pagado de una factura al proveedor, puede resultar inferior al valor de la factura; ya que el Grupo EPM realiza las retenciones de ley (impuestos), además, hay que tener en cuenta que estas retenciones varían según el caso y condiciones de cada proveedor. No obstante, en caso de que sigan existiendo diferencias, luego de tener en cuenta lo anterior, debes comunicarte con el comprador o el interventor para informar la situación.

Las facturas hay que radicarlas en las sedes y/o oficinas principales de cada Filial del Grupo EPM.

• Ser un documento original y definitivo. En tal sentido no se aceptará una factura pro forma.

• Ser expedida por el vendedor de la mercancía y carecer de borrones, enmendaduras o adulteraciones.

• El documento debe estar denominado expresamente como factura de venta.

• Debe estar previamente impresa a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar

• La factura se recibe en original y cuando se anexa copia de la misma, debe corresponder a la fiel copia de la original.

• Contener los apellidos y nombre o razón social.

• NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

• Los apellidos y nombre o razón social.

• NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

• En la factura se debe visualizar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta y que se encuentre incluido en la numeración expresada en la resolución que se indica en el cuerpo de la factura.

• Se debe chequear que la factura contenga la fecha de expedición de la misma.

• En la factura debe contener la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

• Incluir el valor unitario y discriminación del IVA del artículo en caso de encontrarse gravado con dicho impuesto.

El portal de proveedores tiene la posibilidad de descargar los certificados en mención, por lo cual, debes remitirte a este para que, de acuerdo a tu necesidad, realices la descarga.

• Carta informativa de notificación de la venta de facturas, firmada por el Representante legal del Proveedor/Contratista y con la especificación de: Razón social, NIT, correo electrónico y teléfono, nombre y cédula del representante legal, así como la relación de la (s) factura (s) sobre la (s) cual (es) efectúa la venta. También debe contener los datos de la entidad a la cual se le vendieron las facturas (Razón social, NIT, dirección, teléfono, tipo y número de cuenta bancaria en donde se deben depositar los pagos).

• Adjuntar los certificados de cámara y comercio actualizados (no mayor a 30 días de expedición) de ambas empresas (Proveedor/contratista y comprador de la factura).

• Adjuntar el original del título valor debidamente endosado en la parte de atrás con la firma del Representante Legal del emisor de la factura y la fecha de negociación de la factura, adjuntar dos copias fiel copia de la factura original.

• Proveedores embargados no podrán acceder al beneficio y la solicitud les será devuelta.

• Cada empresa maneja la numeración para facturación electrónica y para contingencia.

• En momentos de contingencia se hace uso del papel ya sea facturar o realizar notas de crédito o débito.

• En la preparación grafica de la factura (en papel o electrónica) debe decir “Numeración de contingencia para facturación electrónica”.

Las empresas del Grupo EPM a nivel nacional que son grandes contribuyentes son obligadas a recibir facturación electrónica desde el 1 de enero de 2019 son: EPM, ESSA, CENS, CHEC, EDEQ, Aguas Nacionales EPM, EPM Inversiones, Aguas Regionales EPM, y EMVARIAS.

Las demás empresas del Grupo EPM a nivel nacional serán obligadas a recibir factura electrónica en el 2019 y la fecha está pendiente por definir.

Las facturas deben ser enviadas de manera directa por el operador tecnológico que hayan seleccionado al buzón de facturación electrónica de cada una de las empresas del Grupo EPM a nivel nacional con quien se tiene la relación contractual. A partir del 5 de febrero se deben utilizar los siguientes buzones:

Enviar la factura al buzón factura electrónica de la empresa a la cual le va a facturar, con las siguientes características:

• adjuntar el archivo en xml.

• adjuntar la representación gráfica de la factura en formato pdf.

• adjuntar los archivos soporte de la factura en formato pdf, excepto para el caso de los proveedores de la unidad servicio médico, para los cuales hay un procedimiento especial.

• informar el mecanismo para el acuse de recibo de la factura.

• informar el mecanismo para aceptación o rechazo de la factura.

• la factura debe cumplir con todos los requisitos de ley y los administrativos establecidos por epm, essa, cens, chec, edeq, aguas nacionales epm, epm inversiones, aguas regionales epm, emvarias y aguas regionales.

• para los contratos de la proveeduría de epm se debe especificar la orden km.

• que el subtotal de la factura sea igual al de la orden de compra – no aplica para órdenes de compra tipo km.

• deben incluir la leyenda “en cumplimiento de la ley 1231 de 2008, modificada por la ley 1676 de 2013 la empresa dará por aceptada irrevocablemente la factura a los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción, de lo contrario, el rechazo se informará a través del mecanismo electrónico apropiado. el pago de la factura se realizará al tenedor legítimo de ésta, en la fecha del vencimiento por el valor neto que resulte después de los descuentos por ley y contractuales.”

• en caso de solicitar pronto pago, se debe especificar en la factura, sin embargo, el pronto pago podrá ser también solicitado en fecha posterior a la remisión de la factura electrónica, mediante carta independiente a la factura. el pronto pago no aplica para órdenes de compra tipo km.

Si los proveedores y contratistas deben actualizar la siguiente información tributaria y comercial a través del buzón de correo electrónico epm@epm.com.co con el asunto facturación electrónica.

• el registro único tributario-rut

• la dirección del domicilio principal de la empresa

• nombre y correo del responsable del envío de facturas.

• correo electrónico desde el cual se hará el envío de facturas electrónicas

• número de teléfono y extensión de contacto de la empresa para envío de facturas

• nombre del proveedor tecnológico

adicionalmente, aquellos proveedores y contratistas que estén registrados en ariba, se les solicita actualizar el rut y la dirección del domicilio principal de su empresa en dicho sistema.

La factura no se aceptará, ni se radicará en las taquillas de recepción de EPM o de las empresas filiales a nivel nacional. El contratista deberá enviarla al buzón de factura electrónica correspondiente.

las normas actuales establecen que los grandes contribuyentes son los obligados a facturar electrónicamente de manera obligatoria más un grupo de voluntarios. para identificar quiénes se encuentran facturando electrónicamente se debe tener en cuenta:

a. en las facturas emitidas los grandes contribuyentes deben expresar esta categoría tributaria. 

b. en las facturas que no son emitidas por grandes contribuyentes y son emitidas de manera electrónica, tiene en su representación gráfica dos elementos que permiten su identificación, en caso de tener estos dos elementos la factura será electrónica y deberá llegar a través del buzón correspondiente.

- el primer elemento es el cufe que es el código único de factura electrónica, el cual es un mecanismo técnico de control que se debe incorporar a la factura electrónica, lo constituye un valor alfanumérico obtenido al utilizar los datos de la factura y la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la dian, este debe visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y ser parte del código qr.

- el segundo elemento es que debe tener un código qr es un código de barras bidimensional cuadrada que puede almacenar los datos codificados, en los casos de la factura electrónica contiene la información de la factura más el cufe. un ejemplo del código qr es el siguiente.

Las facturas electrónicas expedidas por empresas radicadas por fuera de Colombia se les dará el trato de factura de papel, dado a que actualmente no se consideran obligados a facturar electrónicamente.

En primera instancia no debe ser gran contribuyente, además de lo anterior, en su RUT debe aparecer la obligación de facturación electrónica, o en su defecto, las facturas que expida deben contener el CUFE y el código QR correspondiente.

Las empresas que sean régimen común o responsables del impuesto al consumo, comenzarán a expedir factura electrónica de manera obligatoria en el transcurso del 2019, las fechas están por definir.

Las facturas electrónicas expedidas por empresas radicadas por fuera de Colombia se les dará el trato de factura de papel, dado a que actualmente no se consideran obligados a facturar electrónicamente.

Si bien en términos generales todos los grandes contribuyentes deben expedir factura electrónica, en los casos en los cuales la ley permita la expedición de documento equivalente no se tiene la obligación de facturar electrónicamente. dentro de los documentos equivalentes encontramos:

a. los tiquetes de máquina registradora.

b. las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

c. los tiquetes de transporte.

d. los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.

e. pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago. 

f. extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías. 

g. los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (etkt), el bono de crédito (mco miscellaneous charges order), el documento de uso múltiple o multipropósito – mpd., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes tasf (ticket agency service fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la asociación internacional de transporte aéreo – iata, sean estos virtuales o físicos.

h. los documentos de empresas de servicios públicos domiciliarios que presten su servicio a consumidos final.

i. documentos de cobro emitidos por municipios – incluido impuesto predial -, gobernaciones, dian, juzgados y tribunales.

además, no están obligados a expedir factura y por tanto expiden documento equivalente:

• los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.

• las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

• los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos.

• las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

• quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.

• para los casos en que una empresa haya sido clasificada como gran contribuyente el pasado 14 de diciembre de 2018, podrá expedir facturas en papel, hasta tanto la dian publique el cronograma de entrada de los nuevos obligados a facturar electrónicamente, lo cual debe ocurrir a partir del 1 de julio de 2019. así las cosas, las facturas de estas empresas en forma física deben recibirse al menos hasta el 30 de junio de 2019 sin importar que sean grandes contribuyentes, y revisar antes de esa fecha el momento en el cual se debe exigir facturación electrónica a esta organización.

A partir del 1 de enero del 2020 los obligados a expedir documentos equivalentes deberán hacerlo de manera electrónica. Las facturas electrónicas expedidas por empresas radicadas por fuera de Colombia, así expidan factura electrónica, se les dará el trato de factura de papel dado a que actualmente no se consideran obligados a facturar electrónicamente.

Las empresas del Grupo EPM, según lo dispuesto por el artículo 1.6.1.4.1.16. del Decreto 1625 de 2016, no emiten factura sino documento equivalente, por los que continuarán emitiendo en forma física la totalidad de sus operaciones hasta tanto esta norma sea modificada. Por lo tanto, los documentos de cobro que las empresas del Grupo EPM emiten hacia sus proveedores se seguirán manejando en el formato físico.

Si. Con base en la normatividad actual, la factura electrónica debe cumplir con todos los requisitos legales y administrativos pactados.

la factura electrónica posee 3 procesos independientes el uno del otro que deben llevarse a cabo:

• el acuse de recibo es el primero de ellos, consiste en informar al proveedor que se recibió una factura electrónica en el buzón , independientemente si la factura cumple o no con todos los requisitos legales y administrativos.

• el rechazo de la factura es el proceso mediante el cual se informa al proveedor que no se acepta el contenido de la misma, sea por que no cumple con todos los requisitos legales y administrativos, o porque el contenido de la misma no corresponde con el bien o servicio adquirido por una de las empresas del grupo epm. todo rechazo de factura genera la obligación por parte del proveedor de expedir una nota crédito electrónica por el valor total de la factura, y si es del caso se debe expedir una nueva factura electrónica que cumpla con todos los requisitos legales y administrativos y el contenido corresponde con el bien o servicio adquirido.

• la aceptación de la factura es el proceso mediante el cual se informa que se acepta el contenido de la misma, ya que cumple con todos los requisitos legales y administrativos, y porque el contenido de la misma corresponde con el bien o servicio adquirido por una de las empresas del grupo epm. la aceptación puede ser expresa o tácita, es expresa cuando así se manifiesta y tacita cuando no se rechaza la factura dentro de los 3 días hábiles siguientes a su acuse de recibo.

la empresa tiene 3 días hábiles después del acuse de recibo para aceptar o rechazar la factura, si en dicho plazo no se ha rechazado se entiendo acepada por ley.

¿Qué pasa si después de los 3 días hábiles no se le ha dado respuesta al contratista sobre su factura?

automáticamente la factura queda aceptada en su totalidad y se debe pagar lo que este facturado en ella sin impostar que no corresponda a un bien o servicio recibido por una de las empresas del grupo epm, lo que podría acarrear sanciones disciplinarias y fiscales.

En ningún caso puede ser anulada una factura electrónica. En los casos en que la factura electrónica sea rechazada o presente una diferencia que amerite la reducción del valor de la misma, el proveedor o contratista tiene que expedir una nota crédito electrónica que debe ser enviada al mismo buzón de facturación electrónica, y si es del caso se debe expedir una nueva factura electrónica que cumpla con todos los requisitos y a lo adquirido.

La factura será rechazada, por lo que genera la obligación por parte del proveedor o contratista de expedir una nota crédito electrónica por el valor total de la factura, y si es del caso se debe expedir una nueva factura electrónica que cumpla con todos los requisitos y a lo adquirido.